¿Por qué ahora?
Mientras en los medios se hablaba de Zoom por el ZBoom [sic] que tuvo durante la cuarentena ya que muchas personas lo incorporaron como herramienta de comunicación para negocios y para temas personales (hasta que sufrió hackeos que pusieron en evidencia la falta de seguridad de esta plataforma), el Webinar comenzó a ser tomado en cuenta por empresas que nunca lo habían utilizado como un canal para reemplazar actividades que realizaban de manera presencial o como una herramienta más de venta.
Por otro lado, las personas o consumidores finales también comenzaron a conocer al Webinar como una actividad interesante y de suma utilidad para informarse y aprender desde casa.
Hace varios años que hablamos de Marketing de Contenido, como por ejemplo en esta entrada sobre Podcasts, y el Webinar siempre fué un canal importantísimo ya que permite conectar a nuestra marca con su audiencia en tiempo real e interactuar a medida que se brinda un contenido de utilidad y de aprendizaje.
¿Qué es?
En nuestro mundo no necesita mucha presentación pero vamos a definirlo rápidamente:
Un webinar es un neologismo de las palabras entre las palabras "web" y "seminario", o sea es simplemente un seminario que se da por la web que permite la conexión entre el "experto en el tema" y su audiencia en tiempo real.
Así de simple definirlo pero no tan simple realizarlo. Veamos por qué a continuación.
Cómo hacer un Webinar
- Conseguir una plataforma
- Transmitir en vivo
- Permitir que nos hagan preguntas
Pensar que un Webinar es hacer solamente esos 3 puntos es como decir que para vender nuestro producto es simplemente poner una publicidad en Adwords, un sitio web y cobrar mientras estamos navegando en medio del Mediterráneo (por más que sea el sueño de muchos, sabemos que para lograr eso hace falta muchísimo más trabajo).
Entonces…
Cómo hacer correctamente un Webinar
En realidad como definimos anteriormente, un webinar es un seminario que se transmite por la web, por lo tanto nuestro trabajo tiene que estar centrado en la parte "seminario" para luego sólo poder transmitirlo por "web". Está quedando más claro, ¿no?
¡En realidad no! Porque nos olvidamos de definir lo que es un "seminario" y si bien la palabra es bien conocida, tal vez sean de esas palabras que usamos coloquialmente pero nunca nos preguntamos cuál es realmente su significado.
Según la Real Academia Española, un seminario es:
"Conjunto de actividades que realizan en común profesores y alumnos, y que tiene la finalidad de encaminarlos a la práctica y la investigación de alguna disciplina."
Ahora que las definiciones empiezan a clarificar nuestras ideas, podemos enumerar una serie de pasos importantísimos para que nuestro Webinar sea exitoso:
1) Preparar el contenido del Webinar:
Es lo más importante, si no preparamos un contenido atractivo, que deje una enseñanza y algo de valor a nuestra audiencia, lo único que haremos será cavar nuestra propia tumba. Vamos a querer que los asistentes de nuestro webinar vuelvan a asistir en el futuro o compre nuestros productos.
El contenido del Webinar si bien tiene que ser adaptado para los tiempos y capacidad de atención de las personas en la Web, debe ser de calidad y entretenido al mismo tiempo. Es muy fácil que las personas abandonen un webinar y se pongan a hacer otras cosas. Imaginen que su audiencia estará con una solapa del navegador en el Webinar y tendrá varias solapas más con su email abierto, las noticias, redes sociales y muchas cosas más. Al más mínimo silencio incómodo, problema técnico (más adelante hablaremos de ello), aburrimiento o pérdida del hilo se irán y no volverán más.
El contenido debe ser de valor, dejar una enseñanza que nuestra audiencia pueda poner en práctica y también debe dejar ideas y preguntas en la cabeza de la gente. Un error común que hay que evitar: no respetar con el contenido lo que refleja el título y la descripción del webinar. La gente se inscribe a nuestro webinar por lo que transmite el título y la descripción del mismo, ¡respetarlo a toda costa!.
2) Definir el lugar donde se hará el Webinar:
Básicamente este punto es qué plataforma utilizarás para transmitir el material. Hay infinidad de plataformas hoy en día especializadas en Webinars que nos dan herramientas de diferentes tipos y reportes para analizar cosas como cuánto tiempo estuvieron las personas, en qué momento del webinar se fueron, etc. Hay gratuitas, pagas (algunas más caras que otras) pero existen otras opciones como Youtube, que nos permite hacer un stream en vivo rápidamente de gran calidad y asegurándonos que no vamos a tener problemas de calidad en la transmisión. Youtube es utilizado por Gamers, Canales de TV, Gobiernos de diferentes países y grandes organizaciones para transmitir en vivo por su gran robustez y practicidad. Qué nos falta con Youtube: herramientas que tienen las otras plataformas especializadas en Webinars, pero tendremos que analizar si realmente las necesitamos para dar un seminario (pregunta: ¿en un seminario presencial alguna vez necesitamos más herramientas que una pantalla para nuestra presentación y nuestra voz?).
3) Definir el día, horario, duración y dinámica:
Al igual que un seminario presencial, debemos comunicarle a la gente cuándo se hará, cuánto durará y armar un programa o descripción de qué temas se tratarán. En caso de que sea un Webinar largo (que no recomendamos), el programa deberá definir en qué horarios se verán los temas y cuándo serán las pausas.
Es importante dejar un espacio de tiempo amplio al final de la exposición para poder interactuar con preguntas y respuestas.
Nuestra recomendación: que la exposición o presentación dure de 30 a 40 minutos, y que el tiempo para preguntas y respuestas sea de 20 minutos.
4) Comunicarlo, difundirlo, promocionarlo:
Esta parte es primordial, ya que si fallamos acá, poca gente asistirá al webinar y habremos hecho un esfuerzo grande con pocos resultados.
Para eso hay que sacar la batería de herramientas de comunicación y captación de leads (no olvidemos que un asistente es un posible lead). Email Marketing para comunicarle a nuestra base, Redes sociales para mayor alcance, una página Landing con un formulario para la inscripción y automatizaciones para recordarle a los inscriptos (este paso es importantísimo) el día y link para asistir.
5) Llegó el día y la hora, ¡a transmitir!:
¡Momento! Volvamos el tiempo atrás…
A veces las cosas no salen bien, ya sea por inexperiencia o porque hay problemas técnicos. Otras veces los webinars no los da una sola persona y la organización de las diferentes personas para que transmitan al mismo tiempo y encima en un contexto como el de hoy en el que cada uno está en su casa puede ser bastante problemático. Por esta razón recomendamos que unos días antes, si tu plataforma lo permite, hagan una prueba real como si fuese el día del evento. Aquí saltarán problemas de todo tipo: micrófonos que no se escuchan, conexiones de mala calidad, la dinámica no es la correcta o cosas básicas como "quién toma el control de las diapositivas". Lo único que podemos decir en este punto es: tengan paciencia y solucionen cada problema de a uno, de manera metódica.
Regla que no debe romperse nunca: lo que se prueba no se cambia el día del evento.
Si ya hicieron las pruebas y está todo perfecto, el mismo día del evento y en caso de que tu plataforma no lo haga automáticamente, debes avisarle a tus inscriptos que en unos minutos comenzará el webinar, dependiendo la cantidad de inscriptos recomendamos que avises entre 10 y 5 minutos antes de la hora del webinar. En este mismo período de tiempo, o mejor 20 minutos antes deben conectarse todos los expositores y realizar una última prueba de audio y conexión.
Durante el webinar, evitar ruidos molestos como tipeos, respiración fuerte, hablar en voz baja, ruido de vasos o tazas, etc. Si no están hablando deben dejar en silencio el micrófono pero deben reaccionar rápidamente para sacar el silencio cuando sea necesario.
Comunicarse con los asistentes: es primordial explicarles además de quienes son los que darán el webinar, cómo será la dinámica del webinar, en qué momento pueden hacer preguntas. Si hay problemas técnicos o los asistentes comunican en el chat que tienen algún tipo de problema, hacerles saber que recibimos su reclamo y que estamos tratando de solucionarlo, para esto es útil que alguien pueda encargarse de comunicarse en paralelo con los asistentes por el chat de la plataforma.
6) Al finalizar el Webinar:
Como todo evento, nuestras acciones no deben finalizar inmediatamente cuando termina el evento. Nuestro webinar debe dejar varios call to action como por ejemplo que se suscriban a nuestro canal, que nos sigan en las redes o que consulten más sobre nuestros productos. También es muy útil enviar un email con una encuesta de satisfacción para saber si nuestro webinar fué interesante y útil para la audiencia.
Por último, si no utilizaste Youtube como plataforma, consigue el video del webinar (que deberías haber grabado) para subirlo a tu canal de Youtube y que quede como contenido permanente para futuros leads de tu marca, recordemos que Youtube es la plataforma más grande de video y que la gente puede encontrar nuestros videos utilizando el buscador que posee. Luego puedes enviar un email a toda tu base con el video del webinar para que puedan verlo las personas que no se registraron o no pudieron asistir.
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